Dla pracodawcy

Utworzenie Pracowniczego Planu Kapitałowego jest obowiązkiem podmiotu zatrudniającego. Niezawarcie w terminie umowy o zarządzanie naraża na kary finansowe. Skoro wdrożenia programu z reguły nie można uniknąć, warto rzetelnie przeprowadzić ten proces by ograniczyć koszty i ryzyko problemów z organem nadzoru. Ponadto przy odrobinie zaangażowania PPK  może służyć jako narzędzie kreowania wizerunku pracodawcy i zarządzania kapitałem ludzkim.

Pracownicze Plany Kapitałowe – jak przygotować się do wdrożenia ?

1.Sprawdź ile masz czasu. Data powstania obowiązku wprowadzenia PPK zależy od ilości osób zatrudnionych w podmiocie. Do 26.09.2019 formalności dopełnić muszą zatrudniający 250 lub więcej osób. Firmy dla których pracuje od 50 do 249 osób mają czas do 27.03.2020. Kolejna tura obejmie zatrudniających od 20 do 49 zatrudnionych. Dla nich ostatecznym terminem jest 26.09.2020. Inni przedsiębiorcy muszą zdążyć przed 27.03.2021. Istotne jest, że zatrudnionymi w rozumieniu ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych są nie tylko pracownicy, ale także wykonujący pracę na podstawie umów cywilnoprawnych o świadczenie usług oraz członkowie rad nadzorczych pobierający wynagrodzenie i inni.

2.Przeanalizuj możliwości zwolnienia z obowiązku tworzenia PPK. Jedną z ewentualności stanowi Pracowniczy Program Emerytalny ze składką nie mniejszą niż 3,5 % wynagrodzenia, finansowaną przez pracodawcę, w którym uczestniczy przynajmniej 25% załogi. Wyjątkiem są także mikroprzedsiębiorcy, z tym, że tworzenie PPK w takich podmiotach nie jest obligatoryjne, tylko jeśli wszyscy zatrudnieni nie będą zainteresowani uczestnictwem w tym programie.

3.Zrewiduj istniejące programy zbiorowego oszczędzania dla zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Sporadycznie zdarza się, że niezależnie od PPK i PPE  w firmie działają programy pozwalające zatrudnionym pomnażać środki odciągane z wynagrodzenia. Tego typu rozwiązania proponowane  są przez Towarzystwa Funduszy Inwestycyjnych jako Pracownicze Plany Oszczędnościowe oraz przez ubezpieczycieli jako dodatek do ubezpieczenia grupowego pracowników. W wielu przypadkach wpłata współfinansowana jest przez pracodawcę. Ze względu na bardzo atrakcyjne koszty prowadzenia PPK oraz korzyści fiskalne po obu stronach stosunku zatrudnienia warto rozważyć zastąpienie dotychczas stosowanych produktów przez Pracownicze Plany Kapitałowe. W ten sposób można zaoszczędzić na opłacie za zarządzanie, podatku od zysków kapitałowych oraz składkach na ubezpieczenie społeczne (ZUS).

4.Uwzględnij zwiększenie kosztów wynagrodzeń i wdrożenia programu w planach finansowych firmy. Fundusz wynagrodzeń z tytułu obowiązkowych wpłat zatrudniającego może się zwiększyć nawet o 1,5%. Jednakże należy brać pod uwagę, że nie wszyscy zatrudnieni są uprawnieni do uczestnictwa w programie, choćby ze względu na wiek. Bardzo prawdopodobne jest, że tylko cześć z adresatów PPK zdecyduje się na udział. Eksperci Państwowego Funduszu Rozwoju zadeklarowali, że celem jest partycypacja na poziomie nie mniejszym niż 75%, co należy uznać za optymistyczne założenie. Można przypuszczać, że wskaźnik ten będzie znacznie niższy wśród zatrudnionych osiągających najniższe zarobki, gdyż osoby z tej grupy rzadko kiedy mogą sobie pozwolić na przejściowe zmniejszenie poborów. Ponadto trzeba się liczyć z dalszymi żądaniami podwyżek mających doprowadzić do tego, by mimo uiszczania wpłat na PPK wynagrodzenie netto nie uległo zmianie. To zjawisko wielokrotnie obserwowano przy tworzeniu Pracowniczych Programów Emerytalnych.

Znaczne mogą okazać się koszty związane z technicznymi aspektami funkcjonowania Pracowniczych Planów Kapitałowych. Dostosować będzie trzeba oprogramowanie i procedury dotyczące rozliczania płac oraz przeszkolić osoby zajmujące się tą materią.

5.Wybierz instytucję finansową. Ustawa nakazuje wskazać firmę obsługującą w porozumieniu z reprezentacją zatrudnionych, którą są związki zawodowe, a jeśli takich nie ma, skonsultować należy się z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym w Twojej organizacji. W razie braku porozumienia, po określonym ustawowo czasie wyboru dokonuje samodzielnie zatrudniający.

Mimo, że w Pracowniczych Planach Kapitałowych inwestowane są środki zatrudnionych, a nie organizacji, to która instytucja prowadzić będzie program nie powinno być obojętne dla podmiotu zatrudniającego. Wyniki inwestycyjne i renoma firmy zarządzającej niewątpliwie rzutują na postrzeganie pracodawcy. Krytycznie może zostać ocenione przypisanie przedsiębiorstwa do PFR TFI, które następuje w braku wyboru instytucji finansowej.

Wykaz wszystkich podmiotów oferujących Pracownicze Plany Kapitałowe  wraz z proponowanymi warunkami  znajduje się na dedykowanym portalu prowadzonym przez Polski Fundusz Rozwoju. Ustawodawca nakazał  przy podejmowaniu decyzji o wyborze instytucji brać pod uwagę :zaproponowane warunki, interes zatrudnionych, efektywność instytucji w zrządzaniu środkami oraz jej doświadczenie. Nie jest to jednak wyliczenie wyczerpujące, a ponadto przepisy nie określają jaką wagę należy przypisać poszczególnym kryteriom.  Najłatwiejszym do porównania elementem jest koszt zarządzania. Jednakże, kryterium cenowemu nie należy przypisywać fundamentalnego znaczenia. Ustawodawca narzucił tak rygorystyczne ograniczenia w tym zakresie, że większość instytucji pobierać będzie opłaty w maksymalnej wysokości lub do nich zbliżone. Badania rynku funduszy inwestycyjnych pokazują, że różnice w opłatach za zarządzanie mają znacznie większy wpływ na ostateczny wynik niż efektywność inwestowania. Warto zwrócić uwagę na doświadczenia i wyniki danej instytucji. Jednakże sprawa nie jest prosta, albowiem usługodawcy posiadają w ofercie od kilku do kilkudziesięciu funduszy, które maja za sobą różnej długości historię wyników. Niemal każdy zarządzający jest w stanie pochwalić się najwyższym zyskiem za jakiś  okres. Pamiętać także należy, że dotychczasowe wyniki nie gwarantują podobnych osiągnięć w przyszłości.  Oferenci rywalizują także w zakresie rozwiązań technicznych przy obsłudze programu, np. stosowanie  narzędzi wymiany danych kompatybilnych z infrastrukturą Twojego przedsiębiorstwa stwarza szansę na  spore oszczędności.

Wiele korzyści może przynieść pomoc eksperta zorientowanego w uwarunkowaniach prawnych i w ofercie rynkowej takiego jak broker ubezpieczeniowy. Zaangażowanie specjalisty pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, którego wymaga rzetelna analiza ofert. Niezależny profesjonalista, jakim jest broker uwiarygodnia trafność podjętej decyzji w oczach zatrudnionych. Złożoność formalności powoduje, że wsparcie jest cenne także na kolejnych etapach funkcjonowania programu. Warto współpracować z kimś kto przypomni o terminach oraz odpowie na wszelkie pytania pracowników.

6.Zawrzyj  dwie umowy z wybraną instytucją finansową. Pierwsza nosi nazwę umowy o zarządzanie. Jej najistotniejsze elementy reguluje ustawa, a pozostałe treści można negocjować, w czym również może pomóc doradca. Niezawarcie umowy w terminie, zagrożone jest grzywną do 1,5% funduszu wynagrodzeń podmiotu zatrudniającego. Obowiązkiem pracodawcy jest także zawarcie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz zatrudnionych.

7.Pomóż wybranemu usługodawcy w poinformowaniu pracowników o uruchamianym programie. Jasne zasady pomagają uniknąć nieporozumień.

8.Przygotuj się do wypełniania obowiązków związanych z administrowaniem PPK. Zadaniami zatrudniającego są między innymi :

– przyjmowanie określonych w ustawie oświadczeń od zatrudnionych

– terminowe przekazywanie informacji uczestnikom i instytucji finansowej np. podmiot zatrudniający ma obowiązek poinformowania uczestnika PPK o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej, czy dopuszczalności obniżenia wpłaty podstawowej do 0,5 % wynagrodzenia ze względu na poziom zarobków

– wznawianie wpłat co 4 lata przez pracownika, który zrezygnował z uczestnictwa w programie.

Podmiotem uprawnionym do kontroli zatrudniających w zakresie PPK i innych kwestii związanych z zatrudnieniem jest Państwowa Inspekcja Pracy. Z tytułu uchybień trzeba liczyć się z nałożeniem kar pieniężnych oraz roszczeniami zatrudnionych. Zaleca się imienne wskazanie osoby odpowiedzialnej za wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych. Może być to zarówno członek zarządu jak i inny manager. Wprawdzie taka regulacja nie wyklucza wyciągnięcia konsekwencji wobec innych zarządzających, ale znacząco ogranicza taką możliwość. Warto skonfrontować zakres ubezpieczeń odpowiedzialności zarządzających z nowymi obowiązkami.

9.Spróbuj włączyć PPK do strategii HR. Pracownicze Plany Kapitałowe  mogą być świetnym nazrzędzeniem kształtowania wizerunku pracodawcy, o ile poświęci im się należytą uwagę i środki.  Pozytywnie oddziaływać na retencję zatrudnionych mogą wpłaty dodatkowe finansowane przez firmę. Dopuszczalne jest uzależnienie ich wysokości od różnych czynników, między innymi stażu pracy.Koszt dokonania takiego przysporzenia na rzecz zatrudniającego jest niższy niż analogiczna podwyżka wynagrodzenia, albowiem od wpłaty (podstawowych i dodatkowych) zatrudniającego nie trzeba odprowadzać składek na ubezpieczenie społeczne.

10.Nie zapomnij o terminowym dokonywania wpłat do instytucji finansowej. Wpłat dokonuje się od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Przykładowo w listopadzie została zawarta umowa o prowadzenie . Następnie jeszcze w listopadzie zostało wypłacone wynagrodzenie. Zatem wpłaty należy przekazać w grudniu od pensji listopadowej.  Jeżeli zaś pierwsze wynagrodzenie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK zostanie wypłacone dopiero w grudniu , to wpłat trzeba dokonać w styczniu. Zasadniczo wpłaty należy uiszczać do 15 dnia  miesiąca następującego  po miesiącu, za który są należne.