Dla pracodawcy

Utworzenie Pracowniczego Planu Kapitałowego jest obowiązkiem podmiotu zatrudniającego. Pracownicze Plany KapitałoweNiezawarcie w terminie umów o zarządzanie i prowadzenie naraża na kary finansowe. Skoro wdrożenia programu z reguły nie można uniknąć, warto rzetelnie przeprowadzić ten proces by ograniczyć koszty i ryzyko problemów z organem nadzoru. Ponadto przy odrobinie zaangażowania PPK  może służyć jako narzędzie kreowania wizerunku pracodawcy i zarządzania kapitałem ludzkim.

Pracownicze Plany Kapitałowe – jak przygotować się do wdrożenia ?

1.Sprawdź ile masz czasu. Data powstania obowiązku wprowadzenia PPK zależy od ilości osób zatrudnionych w podmiocie. Do 25.10.2019 formalności związanych z umową o zarządzanie dopełnić muszą zatrudniający 250 lub więcej osób. Firmy dla których pracuje od 50 do 249 osób mają czas do 24.04.2020. Kolejna tura obejmie zatrudniających od 20 do 49 zatrudnionych. Dla nich ostatecznym terminem na zawarcie umowy o zarządzanie PPK jest 24.10.2020. Inni przedsiębiorcy muszą zdążyć przed 23.04.2021. Potem przychodzi czas na zawieranie umów o prowadzenie PPK. Obie umowy musi dzielić 10 dni roboczych, co determinuje terminy zawarcia umowy o prowadzenie.  Istotne jest, że zatrudnionymi w rozumieniu ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych są nie tylko pracownicy, ale także wykonujący pracę na podstawie umów cywilnoprawnych o świadczenie usług oraz członkowie rad nadzorczych pobierający wynagrodzenie i inni.

2.Przeanalizuj możliwości zwolnienia z obowiązku tworzenia PPK. Jedną z ewentualności stanowi Pracowniczy Program Emerytalny ze składką nie mniejszą niż 3,5 % wynagrodzenia, finansowaną przez pracodawcę, w którym uczestniczy przynajmniej 25% załogi. Wyjątkiem są także mikroprzedsiębiorcy, z tym, że tworzenie PPK w takich podmiotach nie jest obligatoryjne, tylko jeśli wszyscy złożę deklarację rezygnacji z uczestnictwa w tym programie.

3.Zrewiduj istniejące programy zbiorowego oszczędzania dla zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Sporadycznie zdarza się, że niezależnie od PPK i PPE  w firmie działają programy pozwalające zatrudnionym pomnażać środki odciągane z wynagrodzenia. Tego typu rozwiązania proponowane  są przez Towarzystwa Funduszy Inwestycyjnych jako Pracownicze Plany Oszczędnościowe oraz przez ubezpieczycieli jako dodatek do ubezpieczenia grupowego pracowników. W wielu przypadkach wpłata współfinansowana jest przez pracodawcę. Ze względu na bardzo atrakcyjne koszty prowadzenia PPK oraz korzyści fiskalne po obu stronach stosunku zatrudnienia warto rozważyć zastąpienie dotychczas stosowanych produktów przez Pracownicze Plany Kapitałowe. W ten sposób niekiedy można zaoszczędzić na opłacie za zarządzanie, podatku od zysków kapitałowych oraz składkach na ubezpieczenie społeczne (ZUS).

4.Uwzględnij zwiększenie kosztów wynagrodzeń i wdrożenia programu w planach finansowych firmy. Fundusz wynagrodzeń z tytułu obowiązkowych wpłat zatrudniającego może się zwiększyć nawet o 1,5%. Jednakże należy brać pod uwagę, że nie wszyscy zatrudnieni są uprawnieni do uczestnictwa w programie, choćby ze względu na wiek. Bardzo prawdopodobne jest, że tylko cześć z adresatów PPK zdecyduje się na udział. Eksperci Państwowego Funduszu Rozwoju zadeklarowali, że celem jest partycypacja na poziomie nie mniejszym niż 75%, co należy uznać za optymistyczne założenie. Można przypuszczać, że wskaźnik ten będzie znacznie niższy wśród zatrudnionych osiągających najniższe zarobki, gdyż osoby z tej grupy rzadko kiedy mogą sobie pozwolić na przejściowe zmniejszenie poborów. Ponadto trzeba się liczyć z dalszymi żądaniami podwyżek mających doprowadzić do tego, by mimo uiszczania wpłat na PPK wynagrodzenie netto nie uległo zmianie. To zjawisko wielokrotnie obserwowano przy tworzeniu Pracowniczych Programów Emerytalnych.

Znaczne mogą okazać się koszty związane z technicznymi aspektami funkcjonowania Pracowniczych Planów Kapitałowych. Dostosować będzie trzeba oprogramowanie i procedury dotyczące rozliczania płac oraz przeszkolić osoby zajmujące się tą materią.

5.Wybierz instytucję finansową. Ustawa nakazuje wskazać firmę obsługującą w porozumieniu z reprezentacją zatrudnionych, którą są związki zawodowe, a jeśli takich nie ma, skonsultować należy się z reprezentantami zatrudnionych, wyłonionymi w trybie przyjętym w Twojej organizacji. W razie braku porozumienia na miesiąc przed upływem terminu na zawarcie umowy o zarządzanie wyboru dokonuje samodzielnie zatrudniający.

Mimo, że w Pracowniczych Planach Kapitałowych inwestowane są środki zatrudnionych, a nie organizacji, to która instytucja prowadzić będzie program nie powinno być obojętne dla podmiotu zatrudniającego. Wyniki inwestycyjne i renoma firmy zarządzającej niewątpliwie rzutują na postrzeganie pracodawcy. Krytycznie może zostać ocenione przypisanie przedsiębiorstwa do PFR TFI, które następuje w braku wyboru instytucji finansowej.

Wykaz wszystkich podmiotów oferujących Pracownicze Plany Kapitałowe  wraz z proponowanymi warunkami znajduje się na dedykowanym portalu prowadzonym przez Polski Fundusz Rozwoju. Ustawodawca nakazał  przy podejmowaniu decyzji o wyborze instytucji brać pod uwagę :zaproponowane warunki, interes zatrudnionych, efektywność instytucji w zarządzaniu środkami oraz jej doświadczenie. Nie jest to jednak wyliczenie wyczerpujące, a ponadto przepisy nie określają jaką wagę należy przypisać poszczególnym kryteriom.  Najłatwiejszym do porównania elementem jest koszt zarządzania. Jednakże, kryterium cenowemu nie należy przypisywać fundamentalnego znaczenia. Badania rynku funduszy inwestycyjnych pokazują, że różnice w opłatach za zarządzanie mają znacznie mniejszy wpływ na ostateczny wynik niż efektywność inwestowania. Warto zwrócić uwagę na doświadczenia i wyniki danej instytucji. Jednakże sprawa nie jest prosta, albowiem usługodawcy posiadają w ofercie od kilku do kilkudziesięciu funduszy, które maja za sobą różnej długości historię wyników. Niemal każdy zarządzający jest w stanie pochwalić się najwyższym zyskiem za jakiś  okres. Pamiętać także należy, że dotychczasowe wyniki nie gwarantują podobnych osiągnięć w przyszłości.  Oferenci rywalizują także w zakresie rozwiązań technicznych przy obsłudze programu, np. stosowanie  narzędzi wymiany danych kompatybilnych z infrastrukturą Twojego przedsiębiorstwa stwarza szansę na  spore oszczędności.

Wiele korzyści może przynieść pomoc eksperta zorientowanego w uwarunkowaniach prawnych i w ofercie rynkowej takiego jak broker ubezpieczeniowy. Zaangażowanie specjalisty pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, którego wymaga rzetelna analiza ofert. Niezależny profesjonalista, jakim jest broker uwiarygodnia trafność podjętej decyzji w oczach zatrudnionych. Złożoność formalności powoduje, że wsparcie jest cenne także na kolejnych etapach funkcjonowania programu. Warto współpracować z kimś kto przypomni o terminach oraz odpowie na wszelkie pytania pracowników.

6.Zawrzyj  (dwie) umowy z wybraną instytucją finansową. Pierwsza nosi nazwę umowy o zarządzanie i określa relacje między instytucją finansową a podmiotem. Druga reguluje stosunki uczestnika (zatrudnionego) z podmiotem zarządzającym, ale to na podmiocie zatrudniającym ciąży obowiązek jej zawarcia w imieniu i na rzecz zatrudnionych. W uproszeniu zawarcie umowy o prowadzenie PPK jest zapisaniem danej osoby do programu.  Niezawarcie w terminie,którejkolwiek umowy zagrożone jest karą grzywną.

7.Przygotuj się do wypełniania obowiązków związanych z administrowaniem PPK. Już na etapie zawierania umów pojawiają się  niektóre obowiązki, które trzeba będzie wypełniać także po wdrożeniu. Jest ich sporo (Czytaj więcej we wpisie obowiązki ppk). Na przykład podmiot zatrudniający ma przyjmować deklaracje rezygnacji i informować o nich instytucję finansową.

8.Spróbuj włączyć PPK do strategii HR. Pracownicze Plany Kapitałowe  mogą być świetnym nazrzędzeniem kształtowania wizerunku pracodawcy, o ile poświęci im się należytą uwagę i środki.  Pozytywnie oddziaływać na retencję zatrudnionych mogą wpłaty dodatkowe finansowane przez firmę. Dopuszczalne jest uzależnienie ich wysokości od różnych czynników, między innymi stażu pracy. Koszt dokonania takiego przysporzenia na rzecz zatrudniającego jest niższy niż analogiczna podwyżka wynagrodzenia, albowiem od wpłaty (podstawowych i dodatkowych) zatrudniającego nie trzeba odprowadzać składek na ubezpieczenie społeczne.

9.Nie zapomnij o terminowym dokonywania wpłat do instytucji finansowej. Wpłaty do ppk powinny  być obliczone i potrącone w dacie wypłaty wynagrodzenia. Natomiast  termin na dokonanie wpłat do PPK czyli przekazanie ich instytucji finansowej to 15 dzień miesiąca następującego po miesiącu kalendarzowym w którym wypłacono pensję. Pierwszej wpłata do PPK dokonuje się w miesiącu następującym po miesiącu kalendarzowym w, którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK.  Przykładowo w listopadzie została zawarta umowa o prowadzenie. Następnie jeszcze w listopadzie zostało wypłacone wynagrodzenie. Zatem wpłaty odprowadzić trzeba do 15 grudnia.