Obowiązki podmiotu zatrudniającego związane z PPK

Obowiązki podmiotu zatrudniającego związane z PPK

Obowiązki PPK

Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych nakłada na podmioty zatrudniające cały szereg obowiązków. Twórcy sytemu PPK wielokrotnie deklarowali dążenie do tego by nowe obciążenia były jak najmniej uciążliwe dla dających zatrudnienie, ale i tak bez gruntownego przygotowania podmiot zatrudniający (często pracodawca, dalej oba pojęcia używane będą zamiennie) łatwo może narazić się na odpowiedzialność odszkodowawczą oraz grzywnę za wykroczenia. Sprawę komplikuje dodatkowo niejednoznaczność niektórych przepisów. Obowiązki podmiotów zatrudnionych związane z PPK można podzielić na dwie grupy. Pierwszą stanowią powinności dotyczące etapu wdrożenia programu, a drugą odnoszące się do bieżącego administrowania.

Przygotowanie do PPK – obowiązki

Modelowe etapy wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych zostały opisane w zakładce dla pracodawcy, a osobny wpis na blogu poświęcono zagadnieniom związanym z wyborem instytucji finansowej.

W tym miejscu warto przypomnieć, że podmiot zatrudniający obowiązany jest do wyboru instytucji finansowej zarządzającej programem oraz zawarcia z nią umowy o zarządzenie oraz umowy o prowadzenie PPK. Tą pierwszą należy zawrzeć gdy podmiot zatrudnia chociażby jedną osobę zatrudnioną w rozumieniu ustawy o PPK, która ukończyła 18 rok życia, a nie ukończyła 70 roku życia. Umowa o prowadzenie zawierana jest dla osób zatrudnionych w wieku 18-54, jeśli nie zrezygnują z uczestnictwa w programie. Osoby, które ukończyły 55 rok życia a nie ukończyły 70 zapisywane są do programu na wniosek. Obowiązkiem podmiotu zatrudniającego jest poinformowanie o możliwości złożenia wniosku (więcej w podrozdziale Informowanie o możliwości złożenia wniosku o uczestnictwo). W okresie wdrożeniowym staż zatrudnienia nie jest istotny. W uproszczeniu umowa o zarządzanie reguluje stosunki między podmiotem zatrudniającym a instytucją finansową, a umowa o prowadzenie dotyczy relacji na linii uczestnik PKK – podmiot zarządzający. Treść tych aktów, procedury i terminy podpisywania ustawodawca uregulował dosyć szczegółowo. Z istotniejszych kwestii wspomnieć trzeba, że są to umowy kwalifikowane podmiotowo. Można je zawrzeć tylko z instytucjami, których oferty prezentowane są na portalu internatowym mojeppk.pl. Podkreślenia wymaga, że po stronie instytucji finansowych nie ma obowiązku zawarcia umowy z kimkolwiek. Wyjątek stanowi PRF TFI, który obecnie pełni funkcję wyznaczonej instytucji finansowej. Podmioty zatrudniające od 250 osób mają czas na podpisanie umowy o zarządzanie do 25.10.2019, a na zawarcie umów o prowadzenie PPK do 12.11.2019. Terminy na te same aktywności dla podmiotów, o stanie zatrudnienia od 50 do 249 osób upływają 24.04.2020 i 11.05.2020. Zatrudniający od 20 do 49 osób muszą zawrzeć umowę o zarządzanie do 27.10.2020, a do 10.11.2020 umowy o prowadzenie. Podmioty, w których zatrudnione jest nie więcej niż 19 osób powinny zdążyć z umową o zarządzenie do 23.04.2021 a z umową o prowadzenie do 10.05.2021. Dla jednostki z sektora finansów publicznych kluczowe są daty : 26.03.2021 oraz 10.04.2021. Podmioty zatrudniające nowych pracowników po okresie wdrożeniowym mają zawrzeć umowę o prowadzenie PPK do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia danej osoby. Umowa o zarządzanie powinna być podpisana na 10 dni roboczych przed tyn jak powstanie obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK dla pierwszej osoby. Co ciekawe, ustawodawca określił także terminy od których dokonywanie wyżej wskazanych czynności prawnych jest dopuszczalne. Podmioty z pierwszej z wymienionych grup mogą zawierać umowy od 01.07.2019, z kolejnej od 01.01.2020, z następnej od 01.07.2020. Uprawnienie u jednostki sektora finansów publicznych i podmiotów zatrudniających do 19 powstaje 01.01.2021. Istnieje także wymóg, by chwilę zawarcia umowy o zarządzanie i umów o prowadzenie dzieliło przynajmniej 10 dni roboczych.

Umowy zawarte wcześniej (na przykład ze względu na pomyłkę przy ustalaniu ilości zatrudnionych) nie są wiążące, a dokonane na ich podstawie wpłaty trzeba kwalifikować jako świadczenie nienależne, które powinno zostać zwrócone. Skutkiem niedopełnienia obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie w terminie bądź w ogóle jest wezwanie podmiotu zatrudniającego do zawarcia tej umowy z PFR TFI (wyznaczona instytucja finansowa) w terminie 30 dni bądź przekazania w tym czasie Polskiemu Funduszowi Rozwoju informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową. Nawet jeśli w momencie otrzymania pisma podmiot zatrudniający nie wybrał instytucji finansowej, to nadal może to zrobić. Jednakże doręczenie wezwania nie przesuwa pierwotnego terminu na podpisanie umowy o zarządzanie. Niezależnie czy pismo zostanie doręczone albo jaki sposób zareaguje na nie pracodawca, grozi mu i osobom obowiązanym do działania w jego imieniu grzywna do 1,5% funduszu wynagrodzeń w poprzednim roku obrotowym. Postępowanie sprawcy po wezwaniu może mieć wpływ na wymiar kary (M.Wojewódka Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych. Komentarz Art.106 Nb.5 ). Osobną kwestią jest odpowiedzialność odszkodowawcza wobec zatrudnionych. Natomiast w razie braku zawarcia umowy o prowadzenie, stosunki prawne, które miała ona kreować, powstaną i tak z mocy ustawy. Uchybienie obowiązkowi zawarcia umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie podlega grzywnie od 1 000 do 1 000 000 PLN.

Obowiązkowi zawarcia umów nie podlegają 3 rodzaje podmiotów zatrudniających :

-osoby fizyczne zatrudniające poza zakresem działalności gospodarczej czyli na przykład rodzic zatrudniający opiekunkę do dziecka

-mikroprzedsiębiorcy, którym wszyscy uprawnieni do uczestnictwa w PPK złożyli deklarację rezygnacji w programie. W myśl art. 7 ustawy prawo przedsiębiorców mikroprzedsiębiorcą jest przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełnił łącznie warunki zatrudnienia średniorocznego zatrudnienia pracowników w mniejszej liczbie niż 10 (w przeliczeniu na pełne etaty), jak też osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 000 000 euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 000 000 euro.

-podmioty, w których w dniu objęcia ich ustawą o PPK funkcjonuje Pracowniczy Program Emerytalny ze składką podstawową na poziomie nie mniejszym niż 3,5% wynagrodzenia, w którym uczestniczy min. 25% zatrudnionych.

Przed zapisaniem do programu należy poinformować zatrudnionych o możliwości zadeklarowania wpłat dodatkowych (więcej w podrozdziale obowiązki związane z określeniem wysokości wpłat).

Obowiązki bieżące związane z PPK

Rudymentarnym obowiązkiem pracodawcy jest obliczenie i pobieranie wpłat oraz przekazywanie ich do instytucji finansowej. Dotyczy to zarówno wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający jak i tych potrącanych z wynagrodzenia zatrudnionego. Tylko wpłata powitalna i opłaty roczne przelewane są z Funduszu Pracy do instytucji finansowej. Pozostałe bieżące powinności w znacznej części wywodzą się właśnie z tego, że rozliczeniami wpłat zajmuje się podmiot zatrudniający. To czy wpłaty będą mieć miejsce zależy przede wszystkim od samego zatrudnionego. Zasadniczo jeśli zatrudniony złoży rezygnację (lub będąc w wieku 55-70 nie złoży wniosku o uczestnictwo w PPK) podmiot zatrudniający nie tylko nie musi, a nawet nie może dokonywać za niego wpłat.

Istnieją jednak okoliczności zwalniające podmiot zatrudniający z obowiązku finansowania własnych wpłat, podczas gdy mogą, choć nie muszą być przekazywane wpłaty pochodzące ze środków zatrudnionego. Innymi słowy pracodawca nie jest wtedy zobowiązany do dokonywania wpłat własnych , ale ma obliczać i odprowadzać wpłaty z wynagrodzeń zatrudnionego, jeśli ten ostatni złoży deklarację o finansowaniu wpłat. Obowiązek finansowania wpłat ustaje w :

-okresach przestoju ekonomicznego, obniżonego wymiaru czasu pracy zdefiniowanych w ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy

-razie zaistnienia przesłanek niewypłacalności pracodawcy w rozumieniu ustawy o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy
-okresie przejściowego zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej lub ograniczenia jej prowadzenia na skutek powodzi i braku środków na wypłatę wynagrodzeń dla pracowników, o których mowa w ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi. Ponadto podmiot zatrudniający jest zwolniony z finansowania wpłat jeśli odprowadza składki na Pracowniczy Program Emerytalny w wysokości 3,5% wynagrodzenia i zawrze z zakładową organizacją związkową porozumienie sankcjonujące ten fakt. Brak zakładowej organizacji związkowej w danym podmiocie zatrudniającym uniemożliwia zastosowanie wyłączenia obowiązku. W trzech pierwszych przypadkach wpłaty ze środków zatrudnionego mają być odprowadzane tylko jeśli przedłoży podmiotowi zatrudniającemu deklarację w tej sprawie. Natomiast kontrybuowanie do PPE połączone z porozumiem ze związkami zawodowymi nie ma wpływu na dokonywanie lub niedokonywanie wpłat finansowanych z wynagrodzeń zatrudnionego.

Obowiązek jest spełniony, gdy środki pieniężne są pobierane i przekazywane instytucji finansowej we właściwej wysokości i wyznaczonych terminach. Składki do PPK należy naliczać od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika PPK ( w uproszczeniu wynagrodzenie brutto), ale bez stosowania limitu 30-krotności prognozowanego oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Podstawą wymiary składek na ubezpieczenie społeczne co do zasady stanowi przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z tym że istnieje wiele dosyć rzadkich a przy tym skomplikowanych wyjątków( Patrz § 2 ust. 1 pkt. 1-32 rozporządzenia z 18.12.1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ). Tytułem przykładu można wskazać nagrody jubileuszowe oraz ekwiwalent za używanie własnego sprzętu do celów służbowych. Z ogólniejszych kwestii warto zapamiętać, wpłaty na PPK naliczone są nie tylko od pensji czy tzw. wynagrodzenia zasadniczego, ale także od premii, niektórych dodatków a nawet wartości świadczeń niepieniężnych np. udostępniania lokalu mieszkalnego. Wysokość wpłaty podstawowej podmiotu zatrudniającego to 1,5% wynagrodzenia, a wpłata dodatkowa może wynosić do 2,5% wynagrodzenia. Zasadniczo zatrudnionemu potrąca się 2% wynagrodzenia tytułem wpłaty podstawowej i do 2% wynagrodzenia jako wpłatę dodatkową. Jednakże osoby zarabiające ze wszystkich źródeł 120% minimalnego wynagrodzenia za pracę mogą zadeklarować obniżenie wpłaty podstawowej do 0,5% wynagrodzenia. Ponadto uwzględnić należy limit wpłat i dopłat na wszystkie rejestry jednej osoby. Wynosi on w każdym roku kalendarzowym równowartość 50 000 USD według średniego kursu dolara amerykańskiego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień 31 grudnia roku poprzedzającego dany rok kalendarzowy. Po przekroczeniu maksymalnej kwoty wpłat PFR poinformuje o tym fakcie podmioty zatrudniające odprowadzające wpłaty za danego uczestnika. Nadpłatę należy zwrócić  i do końca roku kalendarzowego   wstrzymać wpłaty za tego zatrudnionego. Dokonanie płatności wyższej niż wymagana, może zdarzyć się także w wielu innych sytuacjach (np. dostarczenie zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA po tym jak wynagrodzenie za dany okres zostanie już wypłacone, a wpłata do PPK dokonana). Podmiot zatrudniający powinien wtedy następną wpłatę pomniejszych o istniejącą nadpłatę.

Wpłaty finansowane przez uczestnika są obliczane i pobiera (potrącane) w terminie wypłaty wynagrodzenia. Do tego czasu podmiot zatrudniający oblicza także wpłaty pochodzące z własnych środków. Termin na przekazanie pieniędzy do instytucji finansowej, określany przez ustawodawcę jako dokonanie wpłaty upływa 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłaty zostały obliczone i pobrane. Zgodnie z Kodeksem Cywilnym w razie opóźnia płatności należne są odsetki. Ustawodawca nie reguluje wprost kwestii dokonywania zaległych wpłat. Z publikacji PFR można wnioskować, że wpłat nie należy pobierać, gdy już nastał termin obliczania i poboru kolejnych, gdyż mogłoby to się wiązać ze znacznymi obciążeniami dla zatrudnionych (Zagadnienia prawne w zakresie Ustawy o PPK ver.1.2 10.09.2019 pytanie 9 str.33-34, pytanie 24 str.39). Odmiennie należy traktować środki pobrane, a nie przekazane do instytucji finansowej. Jeśli wpłaty nie będą dokonywane, uczestnicy PPK mają prawo wystąpić o odszkodowanie. Podmiot nie wywiązujący się z tego obowiązku i osoby działające w jego imieniu narażają się również na sankcje karne. Niedokonywanie wpłat w terminie stanowi wykroczenie, które zagrożone jest karą grzywny od 1 tys do 1 MLN PLN.

Obowiązkiem podmiotu zatrudniającego jest prowadzenie dokumentacji związanej z funkcjonowaniem Pracowniczego Planu Kapitałowego. Z zasady takie dokumenty powinny być przechowywana przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył byt stosunek zatrudnienia podmiotu zatrudniającego z danym uczestnikiem PPK. Takie stanowisko z pewnością jest zasadne w odniesieniu do dokumentacji dotyczącej wpłat do PPK, ale wątpliwości pojawiają się w pozostałych kwestiach. (Czytaj więcej ) Jako przykład może posłużyć oświadczenie uczestnika sprzeciwiające się złożeniu wniosku o wypłatę transferową po zmianie instytucji zarządzającej. Niezgodne z prawem jest nie tylko zbyt wczesne pozbycie się dokumentacji, ale także przetrzymywanie jej zbyt długo. Skoro oświadczenia, wnioski zawierają dane osobowe nie wolnej ich przechowywać dłużej niż jest to niezbędne. Ustawa o PPK przewiduje karę grzywny od 1 tys do 1 mln za nieprowadzenie dokumentacji, ale tylko tej związanej z obliczaniem wpłat.

Informowanie o możliwości złożenia wniosku o uczestnictwo

Na podmiocie zatrudniającym ciąży obowiązek poinformowania wszystkich uprawnionych do uczestnictwa w programie, którzy nie podlegają automatycznemu zapisowi (osoby które ukończyły 55 a nie ukończyły 70 lat) o możliwości złożenia podmiotowi zatrudniającemu wniosku o przystąpienie do PPK. Przepisy nie precyzują ani formy, ani terminu informowania. Z ratio legis wywieść należy, że obowiązek powinien być spełniony, w chwili gdy w praktyce wykonalne jest jeszcze złożenie wniosku o zawarcie umowy o prowadzenie przed wypłatą osobie wnioskującej pierwszego wynagrodzenia po spełnieniu kryterium stażu. Wnioskodawcę należy zapisać do programu czyli zawrzeć w jego imieniu umowę o prowadzenie PPK, jeśli posiada 3 miesięczny staż zatrudnienia w danym podmiocie w okresie ostatnich 12 miesięcy. W tej sprawie podmiot zatrudniający nie ma żadnego luzu decyzyjnego. Dopuszczalne jest sumowanie okresów zatrudnienia na podstawie różnych tytułów, o ile wszystkie one mieszczą się w definicji osoby zatrudnionej (M.Wojewódka Ustawa..j.w. art. 15 Nb. 6). Można się zastanawiać czy wniosek złożony przed osobę zatrudnioną krócej niż 3 miesiące należy uwzględnić po spełnieniu warunku stażu..Wykładnia językowa wskazuje na odpowiedź przeczącą, ale za drugą opcją zdaje się stać aksjologia całej ustawy. W interesie zatrudniającego leży wybór sposobu przekazywania, który nie rodzi trudności w wykazaniu dopełnienia obowiązku. Uprawnienie do złożenia wniosku i skorelowany z nim obowiązek wygasają dopiero w chwili kiedy zostanie wypłacone ostatnie wynagrodzenie. Nie istnieją żadne ograniczenia co do formy wniosku, ale z perspektywy podmiotu zatrudniającego istotne jest dokumentowanie.

Obowiązki związane z określeniem wysokości wpłat

Co do zasady wysokość wpłat podstawowych finansowanych przez zatrudnionego wynosi 2% wynagrodzenia, ale zatrudniony zarabiający w danym miesiącu ze wszystkich źródeł do 120% minimalnego wynagrodzenia za pracę, może obniżyć wysokość potrącanej z płacy kontrybucji do 0,5%. Informowanie o istnieniu takiej możliwości należy do podmiotu zatrudniającego. Kwestia formy i terminu informowania przedstawia się analogicznie jak w poprzednim akapicie. Obowiązkiem jest także przyjmowanie, weryfikowanie deklaracji zmieniającej poziom wpłaty podstawowej oraz jej uwzględnianie w rozliczeniach z instytucją finansową. Wpłata w obniżonej wysokości pobierana jest z wynagrodzenia od następnego miesiąca po złożeniu deklaracji. Jednakże podmiot zatrudniający nie może uwzględniać deklaracji obniżającej wpłatę w miesiącach, w których wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane w tym podmiocie zatrudniającym przekracza 120% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zatem podmiot zatrudniający obowiązany jest do weryfikacji limitu, w każdym miesiącu, w którym wypłacane jest wynagrodzenie uczestnikowi PPK, który zdecydował się na złożenie deklaracji obniżenie wpłaty, ale sprawdzanie ogranicza się tylko do zarobków w danym podmiocie zatrudniającym. Kontrolą uprawnień do redukowania wpłaty podstawowej z uwzględnieniem wynagrodzeń ze wszystkich podmiotów zatrudniających zajmuje się PFR..

Do zadań podmiotu zatrudniającego zalicza się także informowania uczestników PPK, o tym, że mają prawo zadeklarować wpłaty dodatkowe w wysokości do 2% wynagrodzenia. Podobnie jak w przypadku obniżenia wpłat, przepisy nie określają formy i terminu na informowanie, ale trzeba mieć na uwadze kwestie dowodowe oraz możliwość ewentualnego naliczenia wpłat dodatkowych już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego po uzyskaniu uprawnień do uczestnictwa w PPK. Ustawodawca nakazał podmiotowi zatrudniającemu przyjmowanie i stosowanie się do oświadczeń zatrudnionego zmieniających zadeklarowany poprzednio poziom wpłat podstawowych i dodatkowych włącznie z całkowitą rezygnacją z dodatkowych zasileń do programu. Jednakże, pracodawca nie musi informować o takich możliwościach zatrudnionych. Należy podkreślić, że wszystkie opisane w tym podrozdziale dyspozycje zmieniające wysokość kontrybucji odnoszą się wyłącznie do wpłat finansowanych przez zatrudnionego i nie wypływają na poziom wpłat pochodzących ze środków podmiotu zatrudniającego.

Rezygnacja z PPK

Kontrybuowanie do Pracowniczego Planu Kapitałowego jest dobrowolne dla zatrudnionego. Może on w dowolnej chwili złożyć zatrudniającemu deklarację rezygnacji z PPK.(Przeczytaj więcej o tym czym jest rezygnacja PPK a czym zwrot). Podmiot ma obowiązek ją uwzględnić, jeśli jest złożona w formie pisemnej i zawiera wszystkie wymagane prawem elementy. Wzór deklaracji określa rozporządzenie  ale nie jest obligatoryjne używanie tego formularza. Ryzyko nieprawidłowej oceny skuteczności złożenia deklaracji rezygnacji ponosi zatrudniający. Skutkiem otrzymania rezygnacji jest ustanie obowiązku obliczania i dokonywania dalszych wpłat. Wpłaty pobrane, ale jeszcze nie przekazane do instytucji podmiot zatrudniający ma zwrócić uczestnikowi PPK. Pracodawca nie musi, a nawet nie może zwracać środków, które już przekazał instytucji zarządzającej. Inną kwestią jest, że środki zgromadzone na rachunku PPK mogą zostać wypłacone albo zwrócone na wniosek uczestnika złożony instytucji finansowej, ale tym zajmuje się już firma zarządzająca, a nie zatrudniający. Obowiązkiem podmiotu zatrudniającego jest również zawiadomienie instytucji finansowej o złożeniu przez uczestnika deklaracji rezygnacji. Należy to zrobić niezwłocznie, ale nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia deklaracji, Nie istnieje natomiast obowiązek informowania zatrudnionych o możliwości rezygnacji. Nie można wprawdzie tego zabronić, gdyż ustawa wprost stanowi, że podmiot zatrudniający ma prawo informować zatrudnionych o ich obowiązkach i uprawnieniach. Jednakże przekaz dotyczący rezygnacji powinien ograniczać się do przedstawienia obiektywnych faktów, bez jakichkolwiek elementów ocennych czy perswazyjnych, albowiem nakłanianie do rezygnacji PPK zagrożone jest karą grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w poprzednim roku obrotowym.(w tym kierunku A.Prusik (w:) S.Jakubowski, A.Prusik Pracownicze plany kapitałowe. Komentarz Art 108 Nb.14). Po złożeniu deklaracji rezygnacji zatrudniony, który nie ukończył 70 może skutecznie wnioskować o dokonywanie wpłat. Podmiot zatrudniający ma taki wniosek przyjąć i dokonywać wpłat od miesiąca następującego po złożeniu

Ponowny automatyczny zapis

Ustawa nakłada na podmiot zatrudniający obowiązek rozpoczęcia wpłat odprowadzania za osoby, które zrezygnowały z kontrybuowania do PPK. Powinność taka powstaje 01.04.2023 i co 4 lata od tej daty. Zatem kolejne tury będą mieć miejsce 01.04.2027, 01.04.2031 i tak dalej. Podmiot zatrudniający ma rozpocząć odprowadzanie wpłat wyłącznie w stosunku do osób, które zrezygnowały z wpłat, a w dniu powstania obowiązku (daty wskazane w zdaniach poprzednich) nie ukończyły 55 roku życia. Opisany mechanizm nazywany bywa ponownym automatycznym zapisem, jednakże nie jest to pełni adekwatne określenie, ponieważ obowiązek dotyczy zarówno osób na rzecz których nie zawarto nigdy umowy o prowadzenie, gdyż zapobiegły temu przez złożenie rezygnacji jak i zatrudnionych którzy są uczestnikami PPK, ale zrezygnowali z wnoszenia wpłat. Nie można zapisać przecież kogoś, kto już został zapisany i się nigdy nie wypisał. Jak już stwierdzono deklaracja rezygnacji złożona przez osobę na rzecz której zawarto umowę o prowadzenie PPK, nie pozbawia go statusu uczestnika, a odnosi się do wpłat, które mogłyby być za niego dokonane w przyszłości.

Podmiot zatrudniający musi także poinformować wszystkie osoby zatrudnione, które złożyły deklarację rezygnacji o tym, że wpłaty będą (ponownie) dokonywane. Informacja ma być przekazana do ostatniego dnia lutego roku kalendarzowego, w którym powstaje obowiązek dokonywania wpłat. Czasu na informowanie może być bardzo mało, skoro zatrudniony może przedłożyć deklarację rezygnacji w każdym czasie w tym na przykład 26 lutego.

Uczestnictwo w PPK jest dobrowolne, więc osoba za którą mają być (ponownie) odprowadzane wpłaty może znowu złożyć rezygnację. Ponowna deklaracja rezygnacji podlega tym samym zasadom jak każda inna deklaracja rezygnacji (patrz wyżej). Zatem nie trzeba odprowadzać wpłat za zatrudnionego, który po raz kolejny zrezygnuje składając deklarację w terminie od 1 marca do końca kwietnia roku, w którym odprowadzane byłyby wpłaty gdyby osoba zatrudniona temu nie zapobiegła.

Obowiązkiem podmiotu zatrudniającego jest poinformowanie instytucji finansowej, o tym, że wpłaty będą dokonywane za daną osobę w wyniku działania opisanego wyżej mechanizmu. Co ciekawe, taki nakaz nie występuje, gdy kontrybucja zacznie być wnoszona na wniosek zatrudnionego. W ustawie o PPK próżno szukać przepisu wskazującego termin i formę przekazania podmiotowi zarządzającemu informacji o fakcie wznowienia bądź rozpoczęcia dokonywania wpłat.

Nowi zatrudnieni a PPK

Podmiot zatrudniający obowiązany jest do zapisywania nowozatrudnionych do programu, co w ustawie nazywane jest zawieraniem umowy o prowadzenie PPK. Po okresach wdrożeniowych wskazanych w początkowej części niniejszej publikacji obowiązują następujące zasady. Pełnoletnie osoby zatrudnione, które nie ukończyły 55 roku życia mają stać się uczestnikami PPK po 3 miesiącach zatrudnienia w danym podmiocie zatrudniającym, ale nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy stażu, chyba, że złożą pisemną deklarację rezygnacji. Do okresu stażu wliczane jest zatrudnienie zarówno przed i po ukończeniu 18 roku życia. Umowę o prowadzenie trzeba zawrzeć na rzecz zatrudnionych, którzy ukończyli 55 lat a nie ukończyli 70 tylko jeśli złożą wniosek oraz posiadają minimum 3 miesiące stażu zatrudnienia w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

Bez względu na wiek uczestnik, powinien w terminie 7 dni, po upływie 10 dni miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia złożyć podmiotowi zatrudniającemu oświadczenie o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK zawierające informację z jaki instytucjami finansowymi zawarto owe umowy. Treść przepisu wskazuje, że złożenie oświadczenia jest obowiązkiem osoby zatrudnionej, ale w praktyce za brak takiej aktywności nie są przewidziane żadne sankcje czy środki przymusu. Oczywiście oświadczenie o dotychczasowych umowach o prowadzenie PPK złożone przez osobę, która nie stała się uczestnikiem programu w nowym podmiocie zatrudniającym nie wywołuje żadnych skutków prawnych. Jeśli podmiot zatrudniający otrzyma oświadczenie powinien niezwłocznie po zawarciu umowy o prowadzenie poinformować zatrudnionego, że ma obowiązek złożyć w jego imieniu wniosek o wypłatę transferową środków zgromadzonych na rejestrach wskazanych w oświadczeniu. Dyspozycji wypłaty transferowej nie należy składać jedynie w wypadku zakomunikowania przez zatrudnionego w formie pisemnej braku zgody na takie działanie w terminie 7 dni od otrzymania informacji o istnieniu obowiązku złożenia wniosku. Podmiot zatrudniający składa wniosek o wypłatę transferową za pośrednictwem instytucji finansowej z którą zawarł umowę o prowadzenie PPK w imieniu uczestnika. Pewnym zaskoczeniem jest brak określenia terminu na złożenie wniosku. Nie ma powodów, by mechanizmów opisanych w tym akapicie nie stosować w sytuacji, gdy dotychczasowe rejestry uczestnika są w dalszym ciągu zasilane, albo jeśli miałoby dojść do tego, że transfer środków odbywał by się między rachunkami prowadzonymi przez tą samą instytucję finansową (A.Prusik (w:) S.Jakubowski, A.Prusik Pracownicze…j.w. Art 19 Nb.15). W praktyce obowiązki podmiotu zatrudniającego związane z wypłatą transferową na rzecz nowo zatrudnionego nie będą mieć większego znaczenia. Można przypuszczać, że raczej rzadko zatrudnieni będą składać oświadczenia o zawartych umowach o prowadzenie, ponieważ podmiot zatrudniający nie musi informować zatrudnionych, że mają taką powinność. Zasadniczo to instytucja finansowa ma obowiązek informować o uprawnieniach i obowiązkach zatrudnionych związanych z uczestnictwem w PPK, ale sprawa oświadczenia może umknąć zatrudnionemu wśród wielu istotniejszych. Mało prawdopodobne, aby zatrudniony złożył oświadczenie o zawartych umowach, a potem sprzeciw wobec transferu. Gdyby wolą zatrudnionego było zatrzymanie zgromadzonych oszczędności na dotychczasowych rejestrach, to nie składałby oświadczenia o umowach. Warto też zwrócić uwagę na brak precyzyjnego określenia terminu na poinformowanie o obowiązku złożenia wniosku. Wiadomo tyle, że powinno to się odbyć niezwłocznie po zawarciu umowy o prowadzenie. Natomiast odnośnie terminu samego złożenia wniosku o wypłatę transferową ustawodawca się nie wypowiedział.

Zmiana instytucji finansowej

Podmiot zatrudniający może wypowiedzieć umowę o zarządzanie PPK, gdy zawarł taką umowę z inną instytucją finansową. Także w tym przypadku wybór pewien się odbyć z uwzględnieniem kryteriów ustawowych i w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a w przypadku jej braku z reprezentacją zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym. W ciągu 7 dni od zawarcia kolejnej umowy o zarządzanie podmiot zatrudniający musi wywiązać się z dwóch obowiązków. Pierwszy to zawarcie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, które są uczestnikami PPK prowadzonego w danym podmiocie zatrudniającym w dniu poprzedzającym zawarcie umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową. Do podmiotu zarządzającego należy także poinformowanie zatrudnionych,, że ma obowiązek złożyć na ich rzecz wniosek o wypłatę transferową środków z dotychczasowej instytucji finansowej do tej z którą właśnie zawarto umowę o zarządzanie. Jeżeli dana osoba zatrudniona w terminie 7 dni od otrzymania takiej informacji nie zakomunikuje na piśmie braku zgody na transfer, to podmiot zatrudniający obowiązany do złożenia wniosku o wypłatę transferową za pośrednictwem nowowybranego podmiotu zarządzającego.

Inne obowiązki zatrudniającego

Powyższe wyliczenie nie wyczerpuje obowiązków podmiotu zatrudniającego związanych z PPK. Warto mieć także świadomość istnienia obowiązków negatywnych. Przykładem są przenikające się wzajemnie zakazy dyskryminacji oraz nakłaniania do rezygnacji z PPK. Źródłem obowiązków zatrudniającego prócz aktów prawnych może być także umowa o zarządzanie. Ten dokument może także regulować aspekty techniczne wykonywania tych powinności związanych z PPK, które dotyczą instytucji finansowej.

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *